Dear John 開頭是要分手？英文信這樣寫才對！

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因為《分手信》所以Dear John 紅透半邊天，
但英文信開頭除了 Dear 之外還可以用什麼？
結尾的 Best regards 跟 Sincerely 有什麼差別？
不論紙本還是 email，
寫英文信該注意的開頭、結尾一次報給你知！

如何用 Dear 稱呼對方，基本上可以有下列這幾種分法：

不知道對方性別

  • Dear Sir/Madam,
  • Dear Sir or Madam,
  • To Whom It May Concern,

知道對方是女性，但不知道名字

  • Dear Madam,

知道對方是男性，但不知道名字

  • Dear Sir,

知道對方的名字，但是沒有交情

  • Dear Mr./Ms./Dr./Professor (+ last name),
  • Dear Professor Smith,
  • Dear Ms. Moore,

注意：女生的話最好避免使用 Miss (小姐) 、 Mrs. (太太) ，用 Ms. (女士) 最適當喔！

知道對方名字，跟他有些交情

  • Dear Iris/Halu,

Dear 後面一定要接人名，錯誤範例如下

  • Dears (X)
  • Dear Committee Members (X)
  • Dear VoiceTube (X)

實體信件和電子郵件的差別

實體信件正式的寫法

  • Dear last name 加上冒號 (:)，如：Dear Mr. Moore:

實體信件比較不正式的寫法

  • Dear first name 加上逗點 (,)，如：Dear Tom,

電子郵件正式的寫法

  • Dear Ms. Moore:
  • Ms. Moore:
  • Dear Iris,

電子郵件比較不正式的寫法

  • Iris,
  • Hi Iris,

實用小撇步：如果對方在上一封信的署名上提供了他的 first name ，之後你寫信給對方的時候就要用對方的 first name 開頭！

講完了開頭稱謂要如何寫之後，再來學學如何漂亮收尾！
英文信的最後也跟中文信一樣會寫些祝福的話，常見的像是 Sincerely 、Yours truly，字面上常會讓人以為是「真心的朋友」，但其實更像是中文「敬祝 順心」、「敬祝 心怡」的意思，這些我們稱做結尾敬語。

實體信件中的英文結尾敬語

  • Sincerely,
  • Yours sincerely,
  • Yours truly,
  • Very truly yours,

電子郵件中的英文結尾敬語

除了上面 letter 提到的寫 email 時也都可以使用外， email 不一定要寫得像 letter 一樣這麼正式，跟已經熟識的同事就可以這麼寫：

  • Regards,
  • Best regards,
  • Best,
  • Best wishes,
  • Cheers,

注意：結尾敬語只有第一個字母需要大寫，後面的字通通都要小寫，且記得要加上逗點喔！

英文信件範例

實體信件

Dear Ms. Moore:

It was a pleasure meeting you at the conference last week. As we discussed, I sincerely believe that the English courses conducted by VoiceTube Corporation can perfectly solve the English learning problems your students have faced. If you would like to know more about the course, my coworkers and I are looking forward to meeting with you. We would like to give you an overview of our services and come up with the best plan which suits your needs. Meeting in person would allow us to fully evaluate your needs and wants. Our team is available to meet any time this week or next. Please let me know, at your earliest convenience, when you would be available.

Yours sincerely,

(Signature)

Iris Hu

親愛的莫爾小姐，

很榮幸上禮拜能在會議場合與你相遇。就像我們討論的，我真心的覺得 VoiceTube 的英文課程能夠有效地解決貴校面臨的英語學習問題。如果您想要深入了解的話，我和我的團隊成員很期待與您見面。我們很樂意提供您敝團隊的服務內容以及與您討論最適合您的計畫。藉由面談我們能更清楚您的需求與期待。敝團隊本週與下週都有時間，也請您儘早通知我們您可以的時段。

敬祝 順心

(親筆簽名)

胡瑞絲

還記得國高中的時候，朋友生日一定都會親手做卡片給他們！但隨著科技越來越發達，一年之中能收到手寫卡片的數量開始銳減，如今僅剩寥寥無幾…也因為這樣每次收到手寫卡片的時候，都會份外感動、一讀再讀（好懷念高中青春的時光啊！）

延伸觀看>>>Hey 你還記得手寫的溫度嗎

電子郵件

Hi Elena,

I have already finished my part of the project. Please find attached our customer analysis, and all members should send you their parts by tomorrow. The professor said that the project is due next Monday, so I think we’d better have it done no later than Sunday.

Cheers,
Iris

嗨艾琳娜，

我已經完成報告中我負責的部分了，附檔是消費者分析，其他組員應該要在明天以前寄給你他們的部分。教授說這作業的繳交死線是在下禮拜一，我覺得我們應該要在星期天之前完成。

艾瑞絲

你知道嗎？2007 年時英國牛津字典 (Oxford English Dictionary) 宣布不再將「-」放在 e-mail 中間，直接改成使用 email 了！

email 除了內文之外，還有主旨 title 、副本 CC 要寫，但寫這些的時候又有哪些一定要注意的事情呢？趕快看下面的影片，下次寫 email 辦正事就不用再緊張！

延伸觀看>>>非學不可！商用e-mail寫作技巧

最後提供給大家超實用的寫求職信五大秘訣。這樣寫，讓老闆想不用你都不行啊！

延伸觀看>>>超實用！五步教你寫出最強求職信

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文/ Iris Hu
圖/ Flickr, CC licensed
參考資料/ englisch-hilfen、Eli桑實用英文
作者簡介/  VoiceTube看影片學英語