別讓英文成為你能力被小看的原因!開會時用這些句子發表意見吧

使用英文開會或討論時,都只能做那名幫腔的角色?
明明就有很多想法,但是不知道怎麼用強而有力的句子提出?
「語言切換」不該讓你的能力打了折扣,
下次開會時用這些句子,讓你換成英文也不換腦袋。

要怎麼用英文在開會時發表意見?

要開始用英文開會,先了解你會議室裏面的東西要怎麼稱呼,。以下先整理一些你可能不熟悉的會議室用具英文,讓你在需要的時候不會只能故作鎮定地說 “Could you please pass me… that.”

  • 與會者 participant
  • 投影機 projector
  • 議程 agenda
  • 會議記錄 minutes
  • 投影幕 screen
  • 雷射筆 laser pointer
  • 簡報器 clicker/presenter (就是你可以握在手上讓投影片換頁的那個小東西)

接著進入真正對話的部分,建議大家邊看以下的文章,邊用嘴巴念出聲,因為「看懂」不代表會「習慣講出口」,要讓你嘴巴的肌肉能夠自然地說出下面的句子,就必須盡可能地多念、多多讓它習慣,也讓你印象更為深刻。

會議開始,Let’s get started!

1. 先跟大家稍微打招呼

如果你是負責主持這場會議的人,你可以先暖個場,面帶笑容、稍微說點輕鬆的,拿暴雨是否會引發地震來說說笑,讓大家用比較正面的情緒進入會議。例如:

Welcome everyone. Hope you all had a great weekend.
歡迎大家,希望大家都度過了不錯的周末。

2. 詢問意見、引導討論

會議進行時,難免會有卡住的情況,如果你想要打破沉默,除了可以自己發言以外,也可以擔任那個使進度往前、溝通開始流動的角色。你可以用下面的句子來推動大家:

Any thoughts?
有人有什麼想法嗎?

What’s your take on this?
你對這個的想法是?

Could you start the ball rolling?
你能先開始說點什麼嗎?

What’s your opinion on this matter?
你對這件事情有什麼意見?

What do you have in mind?
你有什麼想法嗎?

3. 發言

現在,我們進入會議的精華,也是最能顯露你工作、判斷、決策能力的部分。「表達意見」一向是非常經典的英語口說練習項目,最簡短而常見的開頭句整理如下,依你當時對自己想法的自信程度可以有所調整:

I think……
我想…..

I believe………..
我相信……

I suppose………
我假設/推測…..

I guess……….
我猜……

其他較長、更正式的片語與用法可以直接參考影片,老師有非常詳細的解釋:

【生活英文】正確的表達意見(開會、面試、演講或辨論等很好用)

另外,如果不用 “should”這個詞,你知道要怎麼樣給人意見嗎?再看看影片中提供的眾多動詞與說法,讓你更有力的說出你對某項決策、某個企劃的建議,用足夠 powerful的動詞,更搭配正確的文法,才能使你更有說服力:

如何給意見 (How to Give Advice in English – recommend, suggest, advise, encourage…)

4. 對某項議題或意見表示不同意

這也是會議難以避免的地方。由於會牽涉到否定他人,這部分不論是使用中文或英文都相當需要技巧,但總之溝通的大體原則是「對事不對人」,並且選擇稍微委婉的說詞,讓你的反駁聽起來不那麼尖銳,繼而更容易說服別人。下面是可以參考使用的句子:

That’s true/You have a point, but……
你說得沒錯/那的確是個該注意的點,但……

I have to disagree. I think that’s not the case.
我得說我不是很認同,我覺得不會每次都那樣。

I’m afraid I disagree.
恐怕我得表示我不同意。

避免說 “I think you should…..(我覺得你應該要……)”,這麼強烈的用詞可能讓對方感覺你在說教,當你想要提出和對方不同的意見時,不妨用 “Let’s try to…(何不試試……)“,後面接上你對於改變方向的意見,像這樣用「大家一起努力改善」、「我們都是一體的」來表現你的誠意,也可以讓溝通更不容易被拒絕。

如果衝突發生,你真的激怒了參與會議的同事,而且他對你有些誤解時,你可以說

Can we all take a breather for a second?
等等,大家先冷靜一下。

Let’s not get too riled up.
別失去理智。

I can see why you took what I said that way, but that’s not what I meant.
我知道你為什麼會誤解我說的話,但我不是那個意思。

I can see how that could have been misunderstood but that’s not what I meant.
我懂那為什麼會被誤會,但我不是那樣想。

Please don’t get me wrong.
請別誤會我的意思

然後也耐心地溝通,修正你先前的說詞、將你的論點再解釋詳細一點。

5. 作結論

會議陷入膠著時可以先回顧一下討論完的事物、看有沒有辦法激發新的想法;而會議即將結束時也可以把討論的決議run 過一遍,確認大家的共識是一樣的。要做這件事,你可以這樣說:

Let’s talk about what we have so far.
我們來整理一下到目前為止的內容。

OK, so the conclusion is ______. Am I right?
好,所以我們的結論會是 ___,對嗎?

6. 結束會議

這部分就相對單純,相信大家在上課、作課堂報告、聽任何演講時都很有經驗,就是以詢問大家有沒有其他疑問,來確保這次會議完整的結束。

Are there any further questions?
大家還有沒有其他問題?

最後,可以看看下面的影片,看他們怎麼樣在一個會議中運用上面這些句子,你下次就可以在會議裏面這樣用出來:

【職場的進擊】英文商務會議,原來是這樣 Business English Meeting

希望大家真的都邊讀邊念,也希望大家能夠在下次的會議更知道怎麼樣表現自己,讓你的工作能力不因任何語言的轉換而被小看,加油!

職場英語力要怎麼提升?

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文/ Leah Han
來源/ HiTutor線上外語家教,   經理人月刊,
圖/ John Benson CC Licensed
作者簡介/ VoiceTube看影片學英語
學英文不是艱難的任務,而是一種融入生活的自然態度。
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